SISTEM BASIS DATA PERPUSTAKAAN

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam suatu Instansi, Lembaga dan Sekolah-sekolah, perpustakaan adalah suatu sarana yang sangat mendukung terhadap peningkatan mutu peserta didik (siswa). Dengan buku-buku yang memadai diharapkan murid dapat betul-betul menggunakannya dengan maksimal sebagai media peningkatan intelektual mereka khususnya di bidang yang mereka tekuni. Buku-buku yang menjanjikan tentunya harus dibarengi dengan managemen yang bagus pula dari perpustakaan tersebut, tentunya dengan melibatkan sistem basis data yang canggih agar perpustakaan tersebut dapat eksis dan terus menunjukkan kinerja yang optimal.

Pondok Pesantren Miftahul Ulum Bettet Pamekasan adalah salah satu Pesantren di Pamekasan yang memiliki perpustakaan sebagai media utama dalam pengembangan pengetahuan santri. Tidak hanya buku-buku yang sifatnya sains saja yang disediakan. Buku-buku tentang keagamaan dan kitab-kitab klasik juga tersedia di pesantren yang berlokasi di pinggiran kota tersebut. Perpustakaan tersebut banyak dikunjugi santri terutama mahasiswa yang berstatus sebagai santri di pesantern yang memang membutuhkan banyak referensi ketika banyak tugas di kampus. Rata-rata sekitar 80 pengunjung tiap harinya.

Namun, masih ada beberapa hal yang dinilai kurang dalam pengelolaan perpusatakaan tersebut. Dengan sistem yang serba manual, penggunaan berkas-berkas dalam pencatatan peminjaman masih menjadi nilai kurang dalam perpustakaan ini. Sulitnya untuk mendata, mencari dan mengidentifikasi peminjam adalah permasalahan utama dalam sistem di perpustakaan tersebut. Di samping itu, santri menganggap gampang proses peminjaman buku. Mereka (santri) sering tidak mengembalikan buku, dengan alasan mereka tidak akan mengambil buku tersebut, tapi hanya meminjamnya. Hanya saja pada waktu itu mereka malas untuk mengembalikannya. Sehingga, pada akhir tahun akan menyulitkan pengurus untuk mendata buku dan mencari buku ke tiap-tiap kamar daerah. Permasalahan yang lain adalah sulitnya bagi santri dan pengurus untuk mencari buku-buku tertentu yang dibutuhkan dan kitab-kitab yang memang di butuhkan pada waktu itu juga.

Dengan melibatkan sistem basis data yang kompleks, permasalahan-permasalahan tersebut akan cepat diselesaikan dalam hitungan detik cukup dengan bertatap muka dengan komputer. Ketepatan dalam menanggulangi permasalahan, kepraktisan dan kecepatan adalah hal lebih dalam penggunaan sistem basis data.

1.2 Tujuan Penulisan

Secara umum, penulisan makalah dengan judul ini (Sistem Basis Data perpustakaan pesantren berbasis multiuser ) bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh tingkat permasalahan yang ada dalam sistem berkas (pendataan secara manual), dan bagaimana pemecahan masalah tersebut ketika kita lakukan dengan sisten berbasis data. Sengaja penulis mengambil sampel pesantren, karena banyak faktor. Diantaranya, karena penulis sendiri sementara berdomisili di pesantren tepatnya di PP. Miftahul Ulum Bettet sehingga sedikit banyak tahu tentang kondisi riil perpustakaan khususnya di pesantren tersebut. Selain itu juga karena begitu urgennya perpustakaan bagi semua pihak sehingga managemen yang digunakan juga harus maksimal.

1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana managemen yang teratur dapat terealisasi dalam perpustakaan tersebut dengan menggunakan sistem basis data, baik dalam pendataan, keterlambatan pengembalian, dan semua informasi yang di butuhkan ?

2. Bagaimana memecahkan permasalahan berupa kesulitan bagi santri dan pengurus dalam mencari buku-buku dan kitab tertentu yang dibutuhkan pada waktu itu juga ?

1.4 Batasan Masalah

Sengaja penulis mengambil perpustakaan di pesantren sebagai sampel penulisan makalah ini, agar supaya observasi yang dilakukan tidak begitu menyulitkan dalam penyusunannya. Permasalahan yang ada jelas kami batasi. Yaitu lebih mengarah pada bagaimana pendataan yang maksimal dalam pengorganisasian buku di perpustakaan serta semua informasi yang dibutuhkan dalam perpustakaan. Di samping cara cepat mendapatkan informasi buku yang sedang di cari.

1.5 Manfaat Penulisan

Penulisan ini merupakan pembelajaran pertama bagi penulis dalam perancangan sebuah sistem informasi tentang suatu permasalahsn (studi kasus). Sehingga tingkat ketepatannya sangatlah jauh dari harapan. Akan tetapi secara pribadi penulis sangat berharap makalah ini dapat berguna bagi seluruh elemen kehidupan baik mahasiswa, perguruan tinggi dan manyarakat pada umumnya. Manfaat kongkretnya adalah bahwa dengan terealisirnya sistem informasi ini akan semakin mempermudah semua unsur dalam pendidikan. Peminjan buku dengan mudah mengakses buku yang mereka butuhkan. Begitu juga penjaga perpustakaan dengan gampang mengetahui informasi yang mereka butuhkan terkait dengan managemen perpustakaan. Kalau semuanya terealisir akan semakin memudahkan kita mahasiswa bahkan perguruan tinggi dapat mempergunakannya.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Judul

"SISTEM BASIS DATA PERPUSTAKAAN PESANTREN BERBASIS MULTIUSER". Inilah judul yang diangkat oleh penulis sebagai permasalahan yang akan diselesaikan nantinya. Hal ini dilakukan mengingat begitu pentingnya perpustakaan bagi kinerja kita sebagai mahasiswa. Tanpa adanya manajemen yang bagus dari perpustakaan, maka sebesar apapun perpustakaan tersebut pasti kinerja dan pelayanannya akan ambruk. Dengan menggunakan sistem berbasis data (tidak lagi mengggunakan sistem berkas) disertai dengan penggunaan komputer yang dapat diakses secara bersamaan (multiuser) diharapkan perpustakaan yang ada akan memberikan pelayanan yang maksimal bagi pengguna.

2.2 Permasalahan

Dengan perpustakaan yang serba manual, pendataan secara berkas, pencatatan peminjam secara tertulis, denda yang diberikan pun kadang-kadang tidak sama antara yang satu dan yang lainnya membuat nilai minus dari perpustakaan di Pesantren Miftahul Ulum Bettet ini. Sehingga membutuhkan tenaga dan waktu ekstra dalam melakukan pencarian informasi serta pendataan dalam perpustakaan tersebut. Tingkat kesalahannya pun lumayan besar.

Hal ini sangat memudahkan santri untuk sedikit berbuat curang dalam proses peminjaman buku. Ada yang sering tidak mengembaikan buku pinjaman tersebut. Dengan alasan mereka tidak mengembalikan buku bukan berarti ingin mengambilnya, hanya saja malas untuk mengembalikannya. Sehingga merepotkan petugas perpustakaan untuk mencari buku ke tiap-tiap tempat (kamar-kamar) santri untuk mencari sekaligus mendata kembali buku-buku yang ada.

Permasalahan yang lain adalah para peminjam begitu sulit untuk mencari buku dan kitab-kitab dengan judul-judul tertentu karena banyaknya buku yang tersedia. Begitu juga penjaga perpustakaan yang sulit untuk mencarikannya mengingat mereka hanya menjaganya tidak tahu menahu tentang buku apa saja yang tersedia.

2.3 Solusi

Yang jelas permasalahan tersebut harus kita selesaikan dengan proses basis data. Tapi yang jadi permasalahan adalah bagaimana kita melakukan relasi antara tabel dan tabel yang lain. Bagaimana relasi antara kolom dengan kolom yang lain. Masalah yang di timbulkan dari administrasi yang kurang bagus, dapat diselesaikan dengan pencatatan pengembalian dengan proses komputerisasi. Dengan demikian kita akan tahu lebih jelas data peminjaman, pendataan buku, pengembalian terlambat dan denda yang harus dibayarkan si peminjam

.
Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
 Proses Peminjaman Buku

Peminjaman buku diawali dari peminjam mencari dan memilih buku yang dikehendaki lalu membawa buku itu ke petugas perpustakaan untuk dicatat sebagai transaksi peminjaman buku. Peminjam dibatasi berapa buku maksimal yang harus ia pinjam. Tergantung teknis dilapangan

 Proses Pemesanan Buku

Proses ini terjadi jika peminjam ingin meminjam sebuah buku tetapi buku yang dimaksud sedang dipinjam oleh peminjam yang lain. Peminjam ini dapat mengisi formulir pemesanan buku dan memberikannya ke petugas perpustakaan untuk dicatat sebagai transaksi pemesanan buku.

 Proses Pengembalian Buku

Proses ini dicatat sebagai proses pengembalian buku jika peminjam yang meminjam buku mengembalikan buku yang dipinjamnya, baik itu tepat pada waktunya atau terlambat dari waktu pengembaliannya yang telah ditentukan atau lebih awal dari batas waktu yang telah ditentukan. Jika terlambat dari batas waktu yang diberikan maka peminjam akan dikenai denda sesuai peraturan yang berlaku.

 Proses Pencarian Data Buku

Pencarian buku diawali jika peminjam ingin mencari buku yang dikehendakinya tetapi tidak tahu letak buku itu ada dimana. Peminjam akan mencari sesuai dengan apa yang diketahuinya di komputer, seperti judul buku, pengarang buku dan lain-lain untuk mengetahui dimana letak buku tersebut.

 Proses Pencarian data Peminjam

Pencarian data peminjam adalah jika petugas perpustakaan ingin mengetahui seorang peminpim pernah meminjam buku apasaja, maka petugas perpustakaan akan melakukan proses ini.

 Proses pembuatan laporan

Petugas perpustakaan membuat laporan kegiatan perpustakaan untuk diserahkan kepada penanggung jawab perpustakaan. Sehingga penanggung jawab dapat mengetahui semua kegiatan yang terjadi di perpustakaan.

Hasil dari proses peminjaman buku, proses pemasaran buku, dan proses pengembalian buku disimpan dalam tabel nota, dan hasil proses pencarian data peminjam buku disimpan di tabel peminjam.

Adapun tabel yang dibutuhkan adalah dalam penyususan sistem basis data perpustakan tersebut dintaranya:

1. Tabel untuk menginputkan data buku menurut kode buku, judul buku maupun identitas buku yang lainnya termasuk kondisi bukunya, rusakkah, utuh, atau hilang dan asal dari mana bukui tersebut didapatkan.

Contoh Tabel Buku
Kode_Bk Judul_Bk Ktegori_Bk Pnulis_Bk Pnerbit_Bk Thn_trbit Kndisi_Bk Asal_Bk
1002 Makhluk Hidup Sains Qari' Andi press 2002 Utuh Beli
0043 Hadist & Sunah Agama Ayatullah Mif-ul print 2001 Rusak Bantuan
0003 Sejarawan Sejati Sejarah Muhamad Sinol perc. 2000 Hilang sumbangan

2. Adalah tabel untuk menginputkan data-data pengurus (ustadz), yang termasuk didalamnya adalah semua pengurus di PP. Miftahul Ulum Bettet PMK
Contoh Tabel Pengurus
NIU Nm_Pegurus Alamt_pengurus Telp_Pengurus E-mail_Pengurus Jbtn_Pengurus
111111 Ust. Ma'ruf Jln. Cemara Kembar 28 Pademawu PMK 081331203932 ma_cruf@gmail.com Wakil Pimpinan
111112 Ust. Latif Jl. Teja PMK 08882121999 latif_ghan@yahoo.co.id Keamanan

3. Tabel yang ini berguna untuk menginputkan data-data siswa (santri) PP. Miftahul Ulum Bettet PMK
Contoh Tabel Murid
No_induk Kelas No_Urut_Kls Nma_Santri Almt_Santri Telp_Santri E-mail_Sanrti
9876 I MTs 24 Shodiq Proppo 082187979790 shoo_di@gmail.com
9877 I MA 12 Abd. Qodir palengaan 081123456789 kdier@yahoo.com
9878 II MA 2 Ahmad alex pademawu 087851674393
lexa@yahoo.com


4. Tabel Nota. Merupakan tabel untuk mengetahui nota peminjaman (No_nota) dan untuk mengetahui apakah buku yang dimaksud masih dipinjam atau sudah kembali (diumpamakan apasaja ; keadaan_buku = 0, dipinjam. Keadaan_buku = 1, berarti sudah kembali)
Contoh tabel nota
No_Nota Kode_Buku Keadaan_Buku
01234567 0043 1
01234568 0144 1
01234570 0003 0


5. Tabel ini digunakan untuk mengetahui No Nota (No), tanggal waktu nota dibuat (tgl_nota), untuk mengetahui siapa yang meminjam buku pada nota tersbut, untuk mengetahui batas waktu peminjaman (durasi) dan untuk mengetahui denda. Bisa dikatakan ini tabel 'kepala nota' (header)
Contoh Tabel Kepala Nota
No Kode_Anggota Tgl_Nota Durasi Denda
01234568 E21 12/12/2010 10 Hari 1000
01234567 A07 09/08/2009 10 Hari 1000
01234599 C19 21/01/2012 10 Hari 1000


6. Tabel Pemesanan Buku Untuk melakukan pemesanan buku pada saat buku yang dimaksud tidak ada ditempat. Tabel ini mencatat siapa yang ingin memesan buku (kode_anggota), buku yang akan dipesan (kode_buku) dan tanggal pemesanannya.
Contoh Tabel Pemesanan Buku
Kode_Anggota Kode_Buku Tanggal_Pesan_Buku
C19 0111 30/09/2009
E21 0144 21/09/2011
A07 0021 29/01/2008


7. Tabel member (anggota) digunakan untuk mengetahui siapa saja yang menjadi anngota di perpustakaan tersebut, kode anggota bisa berupa kode_anggota (NIP/ No_induk).
Contoh tabel anggota perpustakaan.
Kode_Anggota NIU No_Induk
A08 111123 9888
C19 111155 9876
G17 111104 9869

Seperti yang djelaskan diatas bahwa sistem yang dipakai pada perpustakaan ini menggunakaan sistrem basis data yang bisa dipakai oleh sejumlah komputer secara bersamaan yang dikenal dengan sistem 'multiuser' (banyak pengguna) yang menggunakan teknologi jaringan komputer. Basis data nantinya diletakkan dalam sebuah komputer yang bertindak sebagai server dan data yang terkandung didalamnya dapat dipakai pada sejumlah komputer lain.
Sebagai ilustrasi, ada tiga ruangan nantinya. Ruang pengelola perpustakaan, ruang baca dan ruang bagi pengurus (ustadz). Satu komputer diruang baca, satu lagi di ruang pegurus. Dengan demikian mereka tidak usah repot-repot dalam pencarian informasi tentang buku yang ada di perpustakaan, dan mereka tidak perlu bertanya kepada pengelola tentang buku terebut. Sedangkan satu lagi komputer yaitu ada di ruang perpustakaan untuk menangani buku perpustakaan, pendataan, peminjaman, dan aktifitas lainnya.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Bicara tentang sistem basis data, sangatlah erat kaitannya dengan setiap pola kehidupan kita. Semuanya serba bersifat elektronik, tanpa terkecuali sistem pemrosesan data. Kalau dulu-dulunya kita serba manual, dan serba berkas, sekarang sudah beda. Lemari pun bisa jadi elektronik. Tempat penyimpanan bukan lagi harus dengan setumpukan kertas, arsip dan berkas-berkas lainnya, akan tetapi saat ini yang sudah memdunia adalah pemrosesan dengan sistem basis data.
Perpustakaan yang semula menggunakan sistem penumpukan data-data pada lemari, serta mengeluarkannya kembali ketika dibutuhkan, sudah dianggap tidak relevan lagi dengan situasi dan kondisi yang menuntut kita untuk selalu berinovasi. Sistem basis data adalah solusi yang solutif terhadap hal tersebut. Dengan basis data kita tidak usah susah-susah untuk mencari data pada tumpukan kertas yang sangat banyak, kita tidak usah mengeluarkan dan memasukkan kembali berkas-berkas yang sudah ada dalam lemari. Semuanya komplit dalam suatu komputerisasi derbasis data yang ditunjang dengan multiuser tentunya akan sangat berguna bagi kemaslahatan kita mahasiswa dan seluruh masyatakat umumnya.

3.2 Saran
Apabila ada sesuatu yang di nilai berseberangan dengan pengetahuan anda, atau ada hal-hal baru yang dinilai membangun terhadap makalah ini, maka kami sangat harapkan kritik dan saran demi perbaikan pada edisi selanjutnya.